ЗАЯВКА – ИНФОРМАЦИОННАЯ СПРАВКА
Участника областного конкурса лучших практик внедрения бережливых технологий в образовательных организациях Нижегородской области
|
Сведения об образовательной организации
|
|
Наименование образовательной организации
|
Муниципальное бюджетное дошкольное образовательное учреждение «Детский сад № 110»
|
|
Юридический адрес образовательной организации
|
603147, город Нижний Новгород, Автозаводский район, ул. 6-ой микрорайон, дом 39а
|
|
Телефон образовательной организации
|
Те.\факс: (831) 256-31-15
|
|
Электронный адрес образовательной организации
|
mdou110_nn@mail.ru
|
|
Ф.И.О. и должность руководителя образовательной организации
|
Заведующий – Волегова Людмила Николаевна
|
|
Сведения о предоставляемой практике
|
|
Номинация Конкурса
|
«Бережливый детский сад»
|
|
Название практики (проекта)
|
«Оптимизация процессов делопроизводства в ДОО»
|
|
Целевые ориентиры
|
Оптимизация процессов делопроизводства для высвобождения денежных средств из фонда оплаты труда (должностного оклада) в фонд стимулирующих выплат не основного персонала путем сокращения 0,5 штатных единицы ставки делопроизводителя.
|
|
Сроки реализации проекта
|
01.04.2019г. - 30.09.2019 г.
|
|
Основания реализации проекта (проблемы и риски)
|
Риски: Нарушение установленных сроков выплат сотрудникам, осуществляемых в рамках трудовых отношений (заработная плата, оплата больничных листов, отпусков, льготы и др.); нарушение сроков компенсационных выплат родителям (законным представителям) воспитанников
Проблемы:
1. Излишний документооборот
2. Избыточная обработка
3. Ожидание
4. Выполнение чужого функционала
5. Неэффективность внутренних систем коммуникации сотрудников
6. Отсутствие стандарта хранения выплатных дел
7. Отсутствие образцов заполнения договоров, заявлений для родителей (законных представителей)
8. Ненужная транспортировка
9. Избыточная обработка при заполнении больничных листов
10. Отсутствие электронных шаблонов заявлений сотрудников для оформления больничных листов
11. Отсутствие регламента подготовки документов в архив для руководителей структурных подразделений
12. Отсутствие организованного места хранения архивных документов
|
|
Мероприятия по достижению целевых показателей
|
1. Создание административной и рабочей группы в приложении-мессенджере Viber
2.Внедрение метода «Канбан-доска» в деятельность заведующего
3.Организация АРМ кладовщика (приобретение компьютера, принтера)
4.Внедрение системы 5С в кабинете делопроизводителя
5.Использование делопроизводителем инструментов визуализации для отслеживания результатов выполнения задач
6.Налаживание системы коммуникации с родителями посредством электронной почты, приложения Viber
7.Создание информационного стенда для родителей «Прием детей в ДОО» рядом с кабинетом заведующего
8.Размещение на официальном сайте ДОО в теле-коммуникационной сети Интернет в разделе «Прием граждан на обучение в ДОО» шаблонов и образцов заполнения документов
9.Разработка и распространение инструкции для родителей по скачиванию шаблонов документов для оформления ребенка с официального сайта ДОО
10.Согласование с бухгалтером ЦБ перехода на электронный документооборот в части оплаты родителями содержания ребенка в ДОО
11.Внедрение системы «Электронный больничный»
12.Создание электронной базы готовых шаблонов заявлений на каждого сотрудника ДОО для оформления больничных листов
13.Разработка регламента подготовки документов для сдачи в архив для руководителей структурных подразделений
14.Проведение инструктажа по подготовке документов для сдачи в архив с руководителями структурных подразделений
15.Приобретение шкафа металлического для хранения архива, замена МФУ в кабинете делопроизводителя
16.Создание визуальной инструкции пользования МФУ «Как сделать копию документа»
|
|
Достигнутые результаты проекта
|
Сокращено время протекания процессов делопроизводства в ДОО на 92 часа 22 мин по сравнению с текущем и целевым состоянием (с 175 ч 10 мин до 82 ч 48 мин соответственно), за счет исключения из деятельности делопроизводителя выполнения работ, не связанных с его функциональными обязанностями, за счет перехода на электронный документооборот, внедрения системы организации рабочего пространства – 5С и пр.
Целевой показатель времени протекания процесса соответствует рабочему времени 0,5 ставки делопроизводителя (84 часа).
Оптимизация процессов делопроизводства позволила высвободить основные средства ДОО в стимулирующий фонд оплаты труда для повышения эффективности труда (что очень важно - не основного персонала, финансируемого из городского бюджета) путем сокращения 0,5 штатной единицы делопроизводителя.
|
|
Проблемы, возникшие при реализации проекта и выбранные способы решения
|
Значимые проблемы при реализации проекта отсутствовали.
|
|
Финансовые затраты реализации проекта (при наличии)
|
Финансовые затраты при реализации проекта составили – 28 968 руб.
В кабинет делопроизводителя было приобретено:
1.Шкаф металлический офисный «Практик АМ-1891» для хранения архива - 11 218 руб.
2. Многофункциональное устройство Canon Sensys MF-3010 – 17 750 руб.
|
|
Использованные инструменты бережливых технологий
|
В практике применена система организации рабочего места - 5С: используются инструменты визуализации, разработаны алгоритмы, пошаговые инструкции, использован прием визуального контроля запаса бланков, размещены знаки обозначения мест хранения документов, произведена сортировка по цветам важных документов. Размещена доска задач, «Канбан-доска», картирование потока создания ценности.
|
|
Руководитель проекта (контактное лицо по проекту)
|
Хворостинина Наталья Владимировна, заместитель заведующего, тел: +7 960-186-68-91, nhvorostinina@mail.ru
|
| Материалы проекта |
Карточка проекта
Карта текущего состояния
Карта целевого состояния
Диаграмма спагетти текущего состояния
Диаграмма спагетти целевого состояния
Фотографии состояния «ДО»
Фотографии состояния «ПОСЛЕ»
Презентация, иллюстрирующая ход реализации проекта
|
|
| 
| 
| 
